​

 

Bełchatów, 15.02.2024 r.

 

Zapytanie ofertowe nr 2/SP/C/2024

​

Stowarzyszenie Rodziców i Przyjaciół Osób Niepełnosprawnych Przystań w ramach realizacji  projektu pt. „Świetlica Przystań ” zaprasza do składania ofert na usługę przygotowania i dostarczenia, jeden raz dziennie, na miejsce wyznaczone przez Zamawiającego, ok. 12 zestawów posiłków,  w postaci dwudaniowego obiadu i przekąski, dla uczestników  Świetlicy Środowiskowej „Przystań”  ( 97-400 Bełchatów, ul. Hubala 2).

​

1. Dane Zamawiającego

Nazwa: Stowarzyszenie Rodziców i Przyjaciół Osób Niepełnosprawnych „Przystań”

Adres siedziby: ul. Żeromskiego 1, 97-400 Bełchatów

KRS: 0000 115 970 NIP: 7691986704

e-mail: biuro@przystan.belchatow.pl

Telefon: 516 045 260, 516 045 250

Godziny urzędowania: poniedziałek – piątek 10.00-16.00

1. Kod zamówienia

Kody CPV

55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków

55520000-1 Usługi dostarczania posiłków.

1. Informacje ogólne

1. Zapytanie ofertowe nie jest prowadzone zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie podlega tym przepisom.

2.  Ilekroć w Zapytaniu ofertowym użyto zwrotu: „Zamawiający” – należy przez to rozumieć Stowarzyszenie Przystań.

3. Ilekroć w Zapytaniu ofertowym użyto zwrotu: „Wykonawca” – należy przez to rozumieć: podmiot gospodarczy posiadający uprawnienia do świadczenia usług cateringowych.

4. Nie można składać ofert częściowych.

5. Nie można składać ofert wariantowych.

6. Ofertę sporządza się w języku polskim i składa, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej.

7. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

8. Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub Zapytaniem ofertowym spowoduje odrzucenie oferty.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania Zapytania bez podania przyczyny przed rozstrzygnięciem postępowania.

10. Zamawiający informuje, że treść umowy z Wykonawcą może ulec zmianie w związku z wymaganiami instytucji kontrolnych i sytuacją epidemiczną jaka panuje w kraju.

11. Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami są Iwona Borczyk, tel. 516 045 250 i Kinga Siewierska, tel. 516 045 260.

IV. Termin i miejsce realizacji usługi:

Zlecenie realizowane będzie przez okres 3 miesięcy, tj. od 1marca   2024 roku do 31 maja 2024 roku.  Miejsce realizacji usługi/dostarczania posiłków:

• siedziba Świetlicy Środowiskowej „Przystań, w Bełchatowie, przy ul. Hubala 2.

V. Opis przedmiotu zamówienia

1. Zapytanie dotyczy przygotowania i dostarczenia posiłku w formie obiadu dla uczestników Świetlicy Środowiskowej „Przystań, na miejsce wyznaczone przez Zamawiającego.

1. W skład posiłku/obiadu wchodzi:

•  zupa (co najmniej 200 ml na osobę),

• porcja dania głównego, składającego się z mięsa/ryb /dania wegetariańskiego/wegańskiego (co najmniej 100-150 gramów na osobę), ziemniaków (co najmniej 200 gramów na osobę) lub ryżu (co najmniej 200 gramów na osobę) lub frytek (co najmniej 200 gramów na osobę) lub kaszy (co najmniej 200 gramów na osobę) lub klusek (co najmniej 200 gramów na osobę),

• surówka (co najmniej 150 gramów na osobę),

• przekąska (owoce 150 g lub kisiel 150g, lub pieczywo cukiernicze 50 g, lub jogurt naturalny/smakowy - 120-150 g).

1. Szacowana liczba zamawianych posiłków:

• Świetlica Środowiskowa „Przystań – ok. 12 posiłków dziennie

W okresie przewidzianym zamówieniem planowana jest dostawa 720  zestawów (12 zestawów x 60 dni robocze). Ostateczna liczba zamówionych zestawów może się różnić od planowanej z uwagi na rzeczywistą liczbę dni roboczych w miesiącu kalendarzowym, liczby uczestników projektu. W związku z tym Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego, co do ilości faktycznie zamówionych posiłków.

 Wykonawcy przysługuje prawo do wynagrodzenia wyłącznie za faktycznie przygotowane i dostarczone posiłki. Dokładna liczba posiłków, na dany dzień, będzie podawana z jednodniowym wyprzedzeniem. Minimalna liczba zestawów dostarczanych dziennie wynosi 4 zestawy.

1. Wykonawca jest zobowiązany zrealizować zamówienie, zgodnie z ustaloną specyfikacją dostaw oraz aktualnym prawem żywnościowym, tj. Rozporządzeniem (WE) Nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. Urz. UE L 139 z 30 kwietnia 2004 r) oraz aktualną Ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r o Bezpieczeństwie Żywności i Żywienia (Dz.U. 2006 Nr 171 poz. 1225) wraz z późniejszymi zmianami, a także wymaganiami jednostki kontrolnej (SANEPID).

2. Jadłospis,  układany będzie przez Wykonawcę na okres 7 dni roboczych (1 tydzień ) i dostarczany Zamawiającemu do zatwierdzenia do 2 dni roboczych przed okresem jego obowiązywania.

3.  Posiłki dowożone będą  o ustalonej godzinie, w każdy roboczy dzień tygodnia, od poniedziałku do piątku, do wskazanego przez Zamawiającego miejsca na terenie Bełchatowa: Świetlicy Środowiskowej „Przystań przy ul Hubala 2, 97 400 Bełchatów (dokładne terminy i godziny dostarczania posiłków będą podawane z dwudniowym wyprzedzeniem).

4. Dostarczane posiłki powinny być:

1. przygotowywane z produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie,

2. świeże i przyrządzone w dniu dostawy,

3. mieć odpowiednią temperaturę w momencie dostawy,

4. urozmaicone i nie mogą powtarzać się w ciągu trzech kolejnych tygodni,

5. dostarczane poporcjowane, w pojemnikach jednorazowych,

6. dostarczane o ustalonej godzinie, w terminie i na miejsce wskazane przez Zamawiającego.

1. Nie dopuszcza się dań typu instant, fast food.

2. Wykonawca odpowiada za transport przedmiotu zamówienia oraz dostarczenie go w sposób zgodny z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia i przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami.

3. Wykonawca gwarantuje dostępność usługi w dowolnym terminie, w dzień roboczy, w okresie obowiązywania umowy.

 

VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania.

1. Wykonawca musi posiadać prawo do świadczenia ww. usług (np. wpis do KRS) będących przedmiotem oferty. Ocenę spełnienia tych wymogów dokona Zamawiający w oparciu o dokumenty źródłowe lub kopie za zgodność z oryginałem (rejestracja działalności gospodarczej na prowadzenie usług cateringowych, KRS, CIDG).

2. Wykonawca  winien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Warunek zostanie spełniony jeśli wykonawca złoży oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

3. Wykonawca nie jest  podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą. Warunek zostanie spełniony jeśli wykonawca złoży oświadczenie stanowiące załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.

1. Opis kryteriów oceny ofert:

1. Cena: 60%

 Oferty oceniane będą na podstawie ceny brutto za jeden posiłek (zestaw )opisany w określonej części, podanej przez Wykonawcę na formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego a punkty za kryterium ceny zostaną przyznane i obliczane według następującego wzoru:

Wartość najniższej oferty (najniższa cena brutto za  catering dla jednej osoby podana w ofertach)

x 100 % x 60 pkt. = liczba uzyskanych punktów
w przedmiotowym kryterium

Wartość badanej oferty (cena brutto za  catering dla jednej osoby podana w ofercie)

1. Aspekty społeczne: 40%

Zamawiający będzie oceniał liczbę osób zatrudnionych przez Wykonawcę przy realizacji zamówienia będących osobami niepełnosprawnymi w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. poz. 721, ze zm.), wg następującej punktacji:

• 2 i więcej osób – 40 pkt

• 1 osoba - 20 pkt

• 0 osób - 0 pkt

W celu potwierdzenia zatrudnienia osób niepełnosprawnych przy realizacji zamówienia Wykonawca składa oświadczenie o zatrudnianiu takich osób na dzień składania oferty. W przypadku nie złożenia tego oświadczenia, Zamawiający nie wezwie do uzupełnienia dokumentów i przyzna 0 pkt. w tym kryterium.

Maksymalna ilość punktów: 100 pkt.

1. W toku badania i oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji treści zawartych w dokumentach w przypadku wątpliwości co do prawdziwości zapisów w nich zawartych. Od rozstrzygnięcia niniejszego Zapytania ofertowego nie przysługują odwołania..

2. W przypadku gdy zaoferowana przez Oferenta cena brutto za przedmiot zamówienia będzie wyższa niż zakłada to budżetu projektu, Zamawiający zastrzega, że przystąpi do negocjacji cenowych przed ogłoszeniem wyniku postępowania. W przypadku, gdy negocjacje cenowe nie przyniosą efektu, Zamawiający może unieważnić postępowanie.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia ofert/y w przypadku rażąco niskiej ceny w stosunku do cen rynkowych.

4. O wyborze oferty, w przypadku złożenia więcej niż jednej ważnej, Zamawiający zawiadomi Wykonawców SMS, telefonicznie, pocztą lub mailem.

1. Opis sposobu przygotowania ofert i informacja o możliwości składania ofert częściowych.

 

1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2. Zaoferowana cena wyrażona jako cena brutto w złotych polskich za jeden posiłek (zupa, drugie danie, przekąska ), wraz z kosztami Wykonawcy, wg obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty.

3. Oferta, jak również wszystkie załączniki, oświadczenia, wykazy i inne dokumenty, stanowiące integralną część oferty, muszą być podpisane przez Wykonawcę.

4. Oferta oraz dokumenty będące załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego muszą być przedstawione w formie oryginału, natomiast wszystkie inne dokumenty składane przez Wykonawcę w ofercie mogą być złożone w postaci kserokopii poświadczonej przez Wykonawcę „za zgodność z oryginałem”

5. Wszelkie zmiany naniesione przez Wykonawcę w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę upoważnioną do podpisywania oferty. Poprawki mogą być dokonane wyłącznie poprzez przekreślenie błędnego zapisu oraz naniesienie obok zapisu przekreślonego – zapisu poprawnego.

6. Wszystkie załączniki do oferty są do dyspozycji Wykonawców u Zamawiającego.

1. Sposób i termin złożenia ofert.

1. Ofertę należy złożyć w formie papierowej w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Stowarzyszenia Rodziców i Przyjaciół Osób Niepełnosprawnych „Przystań” na adres:  ul. Żeromskiego 1, 97-400 Bełchatów podpisaną przez osobę uprawnioną do podejmowania zobowiązań w imieniu Oferenta i opatrzoną napisem zgodnie z zawartością: Dane i adres Wykonawcy: Oferta na Zapytanie ofertowe nr 1/SP/C/2024

2. przesłać skany prawidłowo wypełnionych i podpisanych dokumentów przez uprawnione osoby na adres e-mail: biuro@przystan.belchatow.pl, w  tytule: Oferta na Zapytanie ofertowe nr 2/SP/C/2024

3. Termin składania ofert upływa dnia 29.02.2024 godz. 24.00.

4. Dla ofert przesłanych pocztą lub przesyłką kurierską liczy się data i godzina ich dostarczenia do siedziby Zamawiającego.

5. Ofertę złożoną po terminie składania ofert, o którym mowa w punkcie nr 3, zwraca się bez otwierania.

6. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty na Zapytanie ofertowe.

7. W sytuacji, gdy dwie lub więcej ofert otrzymają taką samą najwyższą liczbę punktów, przy jednoczesnej tej samej wartości cenowej oferty, Zamawiający podejmie dodatkowe negocjacje w kwestii ceny, z wszystkimi Wykonawcami, których oferty otrzymały najwyższą liczbę punktów w ocenie, przy czym za korzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta o najniższej cenie uzyskanej w procesie negocjacji (kryterium rozstrzygające).

8. Oferent, który złożył najkorzystniejszą ofertę zostanie zaproszony do podpisania umowy.

9. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

1. Istotne postanowienia realizacji umowy

1. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

2. Zamawiający podpisze umowę z wybranym Wykonawcą na warunkach określonych w projekcie umowy - Załącznik nr 4.

3.  Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana na podstawie złożonej oferty Wykonawcy w terminie dogodnym dla obu stron, nie później niż do dnia 01-03-2024 r.

4. Umowa może ulec zmianie, w związku z potrzebami organizacyjnymi uczestników projektu oraz wymaganiami IP lub instytucji kontrolnych.

5. Podstawę zapłaty wynagrodzenia będą stanowiły faktury VAT/rachunek wystawiony przez

Wykonawcę. Wynagrodzenie płatne będzie w drodze przelewu bankowego na rachunek wskazany przez Wykonawcę, w terminie 10 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionych faktur VAT/rachunku.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW DO ZAPYTANIA

Załącznik nr 1 – Formularz oferty.

Załącznik nr 2 – Oświadczenie sytuacji ekonomicznej i finansowej.

Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym.

Załącznik nr 4 - Projekt umowy.